El Texto Único de la Ley 22 de 2006, ordenado por la Ley 153 de 2020 contempla en su artículo 110, específicamente para la recepción de obras, el documento denominado “acta de aceptación final”, el cual deberá ser utilizado para recibir formalmente, de acuerdo a los términos y condiciones pactadas, la obra objeto del contrato una vez se haya comprobado que se ha cumplido con todos los requisitos del contrato.
Sigma Ingeniería/ Nota No.DGCP-DS-DJ-484-2025 de fecha 24 de marzo de 2025.
La Dirección General de Contrataciones Públicas, tiene entre sus funciones iniciar el proceso administrativo e imponer las sanciones al servidor público responsable que no emita el documento de recepción de bienes, servicio u obras en el plazo establecido en el artículo 113 y no explique por escrito los motivos en los que se fundamenta la no emisión, de acuerdo a lo establecido en el numeral 7 del artículo 18 del Texto Único de la ley 22 de 2006, ordenado por la Ley N°153 de 8 de mayo de 2020, en concordancia con el artículo 32 y subsiguientes del Decreto Ejecutivo No.439 del 10 de septiembre de 2020.
Caja de Seguro Social/ Nota No.DGCP-DS-DJ-465-2025 de fecha 20 de marzo de 2025/ Acto Público No. 2022-1-10-0-08-RC-112180
Del artículo 113 del Texto Único de la Ley No. 22 de 27 de junio de 2006, ordenado por la Ley 153 de 2020, se desprende que es una obligación de la entidad contratante, recibir los bienes del contratista y emitir, en un plazo no mayor de cinco días hábiles, el acta de aceptación final para que se pueda realizar el respectivo pago al contratista o, en todo caso, explique los motivos al no emitir dicho documento.
Caja de Seguro Social/ Nota No.DGCP-DS-DJ-465-2025 fechado del 20 de marzo de 2025/ Acto Público No.2022-1-10-0-08-RC-112180.
El Texto Único de la Ley 22 de 2006, ordenado por la Ley 153 de 2020, en su artículo 135 (sic) hace referencia a los casos de adquisición de bienes, cuando estos son entregados en el almacén general. En estos casos, almacén debe levantar un acta de recibido a satisfacción una vez entregada la totalidad de los bienes, los cuales, como es de conocimiento general, pueden ser entregados de forma parcial si así fue estipulado (Acta de entrega parcial (suministro) – documento estandarizado No. CON-0031). En este sentido, fue estandarizado el documento “Acta de recibido a satisfacción” (CON-0021).
El artículo 113 del Texto Único de la Ley 22 de 2006, ordenado por la Ley 153 de 2020, plantea un escenario distinto cuando se ha llevado a cabo la entrega total de los bienes suministrados, con la finalidad de dar por terminado el contrato y poder proceder a los pagos respectivos en los términos pactados, entonces se levantará un acta de aceptación final, para lo cual fue estandarizado el documento “Acta de aceptación final” (bienes y servicios CON-0100).
Es importante señalar que, se produce una especie de excepción a la regla establecida en el numeral 6 del artículo 86 del Texto Único de la Ley 22 de 2006, ordenado por la Ley 48 de 2011, cuando la entidad contratante decide recibir para su uso, una obra sustancialmente ejecutada, ya que la figura de la entrega y recepción sustancial de la obra implica entonces para la entidad contratante una regla que debe cumplir, la cual consiste en devolver al contratista hasta el 50% de la retención cuando esta es superior al costo de los trabajos por realizar, se convierte a su vez en un derecho a ser exigido o solicitado por el contratista.
El documento (CON-0021) implica una entrega y aceptación de forma satisfactoria, con la finalidad de dar certeza a las partes de la entrega en el almacén, o el departamento encargado de recibir los bienes, mientras que el otro (CON-0100) implica la manifestación definitiva de la entidad contratante de haber recibido y aceptado el objeto del contrato a cabalidad, con la finalidad de poder proceder a iniciar los pagos al contratista.
Del artículo 113 del Texto Único de la Ley 22 de 2006, ordenado por la Ley 153 de 2020, se desprende que la emisión por parte de las entidades contratantes del Acta de Aceptación Final, conlleva intrínsecamente la terminación del contrato u orden de compra, aceptando la entrega de los bienes contratados y dando inicio al proceso del pago correspondiente, de acuerdo a los términos previamente pactados.
Universidad de Panamá/ Nota No.DGCP-DS-DJ-1509-2024 de fecha 11 de octubre de 2024/ Acto Público No. 2024-1-90-02-02-CM-001016.
La emisión del Acta de Recibido a Satisfacción, por parte del almacén de la entidad, deja entrever que los bienes objeto del contrato u orden de compra, han sido entregados y recibidos conforme a las especificaciones solicitadas.
Universidad de Panamá/ Nota No. DGCP-DS-DJ-1509-2024 de fecha 11 de octubre de 2024/ Acto Público No. 2024-1-90-02-02-CM-001016.
En los contratos públicos u órdenes de compra, una vez emitida el Acta de Aceptación Final, lo procedente por parte de la entidad contratante será iniciar el proceso de pago, de acuerdo a los términos pactados; no obstante, es importante recordar que la aprobación de los pagos que realicen las entidades en virtud de las obligaciones contractuales contraídas, estarán sujetas al refrendo de la Contraloría General de la República, como ente fiscalizador de los actos de manejo de fondos públicos, a fin de que los mismos sean realizados en estricto apego a las normas jurídicas correspondientes.
Universidad de Panamá/ Nota No. DGCP-DS-DJ-1509-2024 de fecha 11 de octubre de 2024/ Acto Público No. 2024-1-90-02-02-CM-001016.
