Autor: Joyce Perez

Expediente Electrónico Soporte de Expediente Físico

Si bien en el Texto Único de la Ley No.22 de 27 de junio de 2006, ordenado por la Ley 153 de 2020, así como en el Decreto Ejecutivo 439 de 10 de septiembre de 2020, existe el soporte legal suficiente sobre el uso del expediente electrónico, siendo ambas normas especiales toda vez que regulan una materia específica, como lo son todos los procesos de contratación pública que celebre el Estado, no ponen límites para que la entidad, si a bien lo estima conveniente para su estudio o referencia, considere tener como soporte un expediente físico, de acuerdo a lo dispuesto por la Ley 38 de 2000, que regula el procedimiento administrativo en general.

Empresa de Transmisión Eléctrica, S.A./ Nota N°DGCP-DS-DJ-147-2022 de fecha  27 de enero de 2022.

Expediente Electrónico y físico

 

Apostilla de Documentos

La Apostilla es un certificado autenticando el origen de un documento público (por ejemplo, certificado de nacimiento, de matrimonio o de defunción, un informe policíaco, una resolución judicial, un extracto de un registro público, o una certificación notarial). Las apostillas son emitidas en un país para ser utilizadas por otro país donde ambos son partes del Convenio de La Haya de 1961, también conocida como la Convención de la Apostilla.

Centro Nacional de Meteorología AIP/ Nota N°DGCP-DS-DJ-144-2021 de fecha 15 de febrero de 2021.

Documentos apostillados

Equilibrio Económico de Contrato

El Artículo 29 del Texto Único de la Ley No. 22 de 27 de junio de 2006, ordenado por la Ley 61 de 2017, establece la posibilidad que tienen las entidades contratantes junto con los contratistas, de poder suscribir los acuerdos y pactos que sean necesarios a fin de poder restablecer el equilibrio contractual, no obstante, dichos acuerdos o pactos deben formalizarse de la manera prevista en la modificación del contrato, es decir a través de una adenda.

Ministerio de Vivienda y Ordenamiento Territorial/Nota N°DGCP-DS-DJ-547-2020 de fecha 25 de agosto de 2020.

Equilibrio Contractual

 

Liquidación de los Contratos

El artículo 99 del Texto Único de la Ley No. 22 de 27 de junio de 2006, ordenado por la Ley 61 de 2017, dispone que en la etapa de liquidación de los contratos las partes se ponen de acuerdo para definir los montos que se deben entre sí, por ello, es posible que a pesar de la emisión del acta de aceptación final, existan aún sumas pendientes para cancelarles a los contratistas.

Ministerio de Vivienda y Ordenamiento Territorial/Nota N°DGCP-DS-DJ-547-2020 de fecha 25 de agosto de 2020.

Liquidación de Contrato

Expediente Electrónico

La Dirección General de Contrataciones Públicas, es del criterio que dentro del Texto Único de la Ley No. 22 de 27 de junio de 2006, ordenado por la Ley 153 de 2020, así como también dentro del Decreto Ejecutivo 439 de 10 de septiembre de 2020, existe el soporte legal suficiente que permite a las entidades del Estado el uso del expediente electrónico.

Empresa de Transmisión Eléctrica, S.A./ Nota N°DGCP-DS-DJ-147-2022 de fecha  27 de enero de 2022.

Expediente Electrónico

 

Documentos Estandarizados

La Resolución No. 002-2021 del 07 de enero de 2021, por la cual se implementa el uso de los documentos estandarizados, aclara que los documentos estandarizados y su contenido, constituyen el formato mínimo obligatorio a ser utilizado por las entidades contratantes y proveedores del Estado, sin perjuicio de las particularidades y los requerimientos especiales que en cada caso incluyan las entidades licitantes, que sean necesarias y se ajusten a los requerimientos de la contratación.

Ministerio de Economía y Finanzas/ Nota N°DGCP-DJ-025-2021de fecha 26 de febrero de 2021.

Documentos estandarizados

 

Documentos Estandarizados Contratación Menor

La Plataforma de Cotizaciones en Línea es una herramienta que sirve para seleccionar al contratista que vaya a suplir bienes, servicios y obras para todas las entidades de Estado, dentro de los procedimientos de compras que requieran la solicitud de una o más cotizaciones, como etapa previa al procedimiento de selección de contratista, por ende, las entidades contratantes deberán utilizar los formatos estandarizados desarrollados para este efecto.

IMELCF/ Nota N°DGCP-DJ-010-2021 de fecha 3 de febrero de 2021.

Documentos estandarizados

Equilibrio Económico de Contrato

El artículo 29  del Texto Único de la Ley No. 22 de 27 de junio de 2006, ordenado por la Ley 61 de 2017 señala que todos los contratos deben mantener la igualdad o equivalencia entre los derechos y obligaciones surgidos al momento de su perfeccionamiento, y en caso que dicha equivalencia se rompa por causas sustentadas y probadas, que no sean imputables al afectado, la partes deben adoptar las medidas para restablecer el equilibrio.

Ministerio de Vivienda y Ordenamiento Territorial/ Nota N°DGCP-DS-DJ-548-2020 de fecha 25 de agosto de 2020.

Equilibrio Contractual

Equilibrio Económico del Contrato

Las entidades contratantes no podrán aplicar la figura del equilibrio económico del contrato, si el contratista no aporta la documentación que sustente y pruebe los motivos y hechos que le han ocasionado un perjuicio producto de la ruptura del equilibrio económico del contrato.

Ministerio de Vivienda y Ordenamiento Territorial/ Nota N° DGCP-DS-DJ-548-2020 de fecha 25 de agosto de 2020.

Equilibrio Contractual

Equilibrio Económico de Contrato Aportación de Documentos

En atención al artículo 29 del Texto Único de la Ley No. 22 de 27 de junio de 2006, ordenado por la Ley No.61 de 2017, el contratista debe aportar la documentación que sustente y pruebe los motivos y hechos que le han ocasionado un perjuicio producto de la ruptura del equilibrio económico del contrato y dichos hechos no pueden haber sido ocasionados por causas imputables al contratista.

Ministerio de Vivienda y Ordenamiento Territorial/ Nota N° DGCP-DS-DJ-548-2020 de fecha 25 de agosto de 2020.

Equilibrio Contractual